Inhoudsopgave
Een logistiek proces is het totaal aan activiteiten die nodig zijn binnen een goederenstroom. Denk hierbij aan de planning, organisatie, besturing en uitvoering binnen de logistieke ketting, van inkoop en opslag tot transport en aflevering bij de eindklant. Het is dus belangrijk om het logistieke proces soepel te laten verlopen en optimaal in te richten.
Efficiënte logistieke processen kunnen voor meer winstgevendheid zorgen, de klantloyaliteit vergroten en voor zakelijke successen op lange termijn zorgen. Kleine verbeteringen in het logistieke proces kunnen grote gevolgen hebben voor doorlooptijden, kosten en klanttevredenheid.
Een logistiek manager is verantwoordelijk voor dit proces en heeft te maken met verschillende stakeholders. Deze betrokken personen kunnen zowel intern als extern zijn en zijn verspreid over verschillende afdelingen, denk aan inkoop, sales, marketing en IT. Dit maakt het proces meteen al een stuk ingewikkelder.
Zijn de logistieke processen nog niet op orde? Wij geven 5 stappen hoe u de processen kunt verbeteren.
Signalen dat uw logistieke processen verbetering nodig hebben zijn onder andere:
Herkent u een of meerdere van deze signalen? Dan is een gestructureerde aanpak voor procesoptimalisatie de volgende stap.
Beschikbare data geven vaak een mooie basis voor gedegen beslissingen en aanpassingen. De systemen die worden gebruikt hebben vaak een berg aan data beschikbaar die gebruikt kunnen worden voor analyses. Alle handelingen zijn terug te halen en kunnen kritisch bekeken worden.
Denk hierbij aan het analyseren van levertijden per bestemming, foutpercentages per processtap, kosten per zending en doorlooptijden per schakel. Een KPI-dashboard, waarbij u key performance indicators structureel bijhoudt, maakt het mogelijk om snel te zien waar de processen goed lopen en waar bijsturing nodig is.
Deze stap zal overigens niet eenmalig zijn. Het blijft belangrijk om data in de gaten te houden. Zaken veranderen en dit kan impact hebben op de cijfers en dus weer nieuwe uitdagingen en kansen meebrengen. Data-analyse is daarmee geen startpunt, maar een continu proces.
Kennis benutten van mensen die dagelijks bezig zijn met de uitvoering is een belangrijk onderdeel bij het verbeteren van logistieke processen. Knelpunten op de werkvloer zijn vaak al duidelijk. Het is dus belangrijk om het gesprek aan te gaan met de personen die hier informatie over hebben.
Uw teamleden staan in de frontlinie en praten elke dag met klanten, leveranciers en vervoerders. Dat maakt ze een waardevolle bron van informatie. Verzamel hun input en ideeën, want ze hebben vaak praktische inzichten en mogelijke oplossingen die vanuit de managementlaag niet zichtbaar zijn.
Naast het gesprek aangaan is het voor structurele optimalisatie belangrijk om een werkcultuur te creëren en de juiste middelen te faciliteren om ideeën en input te blijven vergaren van stakeholders. Naast de verbeteringen binnen het proces, voelen medewerkers zich ook nog eens gehoord, en een hoge tevredenheid zorgt voor medewerkers die harder werken en langer blijven.
Met alle input vanuit de data en stakeholders is het van belang deze informatie te combineren en te vertalen naar een concreet plan. Het willekeurig aanpassen van processen werkt niet efficiënt en kan zelfs een negatief effect hebben op andere schakels in de keten.
De knelpunten moeten opgelost worden en kansen moeten benut worden, en dit kan invloed hebben op elkaar. Breng de logistieke stroom eerst volledig in kaart, van goederenontvangst tot verzending, voordat u begint met aanpassen. Een procesflowchart, een grafische weergave van het proces, helpt om de samenhang tussen alle stappen zichtbaar te maken.
Stel daarna duidelijke prioriteiten op basis van twee criteria: het verwachte resultaat én de impact op medewerkerstevredenheid. Quick wins zijn waardevol, maar houd ook het grotere structurele plaatje in het vizier.
Logistieke verbeteringen zullen voor een groot deel opgepakt moeten worden door de medewerkers op de werkvloer. Om dit goed te laten verlopen zijn goede teamleiders essentieel. Door een juiste begeleiding, opleiding en trainingen geef je teamleiders de handvaten om verbeteringen te leiden en te borgen.
Naast kennis en kunde is inspiratie ook erg belangrijk. Hoe werken andere bedrijven? Is dat één op één over te nemen, of zijn er onderdelen die gebruikt kunnen worden? Benchmarking, het vergelijken van uw eigen processen met die van branchegenoten of best practices, levert vaak nieuwe ideeën die ook de nodige impact op procesverbetering kunnen hebben.
Goed change management is daarbij onmisbaar. Hoe beter de verandering begeleid wordt, des te soepeler verloopt de transitie en des te minder weerstand ontstaat er bij medewerkers en de organisatie.
Bij het verbeteren van logistieke processen is het onmisbaar om doelen op te stellen, zowel hoofddoelen waar iedereen voor werkt als specifieke doelstellingen per schakel binnen het proces.
Bij logistiek zijn maximale klanttevredenheid en kostenbeperking de hoofddoelen. En daar dragen alle schakels aan bij. Per schakel is het belangrijk om te definiëren wat de doelstellingen zijn voor een soepel en kostenbesparend proces. Dit geeft niet alleen sturing, maar ook de aandacht die belangrijk is voor medewerkerstevredenheid.
Blijf na de implementatie de resultaten monitoren. Vergelijk de behaalde resultaten met de gestelde doelen en stuur bij waar nodig. Zijn de resultaten teleurstellend, kijk dan opnieuw naar de procesanalyse. Zo wordt procesverbetering een cyclus in plaats van een eenmalige actie.
Er zijn verschillende bewezen methoden die u kunt gebruiken bij het optimaliseren van logistieke processen:
Lean Lean richt zich op het elimineren van verspilling in processen, alles wat geen waarde toevoegt voor de klant. Denk aan onnodige voorraad, wachttijden, overproductie of onnodige verplaatsingen.
Kaizen Kaizen (Japans voor "verandering naar beter") is een methode van continu, stapsgewijs verbeteren. Kleine aanpassingen, structureel doorgevoerd, leiden op de lange termijn tot grote efficiëntieverbeteringen.
PDCA (Plan-Do-Check-Act) De PDCA-cyclus is een iteratieve methode: plan een verbetering, voer deze uit, meet het effect en stuur bij. Dit is bij uitstek geschikt voor logistieke procesoptimalisatie omdat het continue bewaking inbouwt.
Deze methoden sluiten elkaar niet uit, ze vullen elkaar aan. De keuze hangt af van uw specifieke situatie en de complexiteit van het te verbeteren proces.
Soms is de meest efficiënte keuze om (delen van) uw logistieke processen uit te besteden aan een gespecialiseerde partner. Uitbesteden biedt u:
Bij DNA United Forwarders hebben we jarenlange kennis en ervaring op het gebied van logistieke processen, van internationaal wegtransport en zeevracht tot warehousing en douaneafhandeling. Het verbeteren en optimaliseren van logistieke processen is een uitdaging die wij deskundig oppakken, altijd op maat voor uw organisatie.
Wanneer u extra begeleiding nodig heeft bij dit verbetertraject, kunt u DNA United Forwarders inschakelen. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Wat zijn logistieke processen? Logistieke processen omvatten alle activiteiten in de goederenstroom: planning, inkoop, opslag, transport en levering. Een goed ingericht logistiek proces zorgt voor tijdige levering, lage kosten en tevreden klanten.
Hoe begin je met het verbeteren van logistieke processen? Begin met data: analyseer waar in het proces de meeste fouten, vertragingen of kosten ontstaan. Combineer deze data met input van medewerkers op de werkvloer, die dagelijks de knelpunten zien. Vertaal dit vervolgens naar een concreet verbeterplan met duidelijke prioriteiten en meetbare doelen.
Wat zijn bekende methoden voor procesoptimalisatie in de logistiek? De meest gebruikte methoden zijn Lean (verspilling elimineren), Kaizen (continu stapsgewijs verbeteren) en PDCA (Plan-Do-Check-Act). Deze methoden vullen elkaar aan en kunnen gelijktijdig worden toegepast.
Wanneer is het zinvol om logistieke processen uit te besteden? Uitbesteden is zinvol wanneer de interne expertise of capaciteit ontbreekt, bij snelle groei, bij complexe internationale routes of wanneer u zich volledig op uw kernactiviteiten wilt richten. DNA United Forwarders biedt maatwerk voor alle logistieke vraagstukken.
Hoe meet je of logistieke procesverbeteringen werken? Door KPI's (key performance indicators) in te stellen en deze structureel bij te houden: denk aan leverbetrouwbaarheid, doorlooptijd, foutpercentage en kosten per zending. Een KPI-dashboard maakt snel zichtbaar waar bijsturing nodig is.